O e-mail é uma das principais ferramentas das autoescolas e de todas as empresas. Manter este ambiente online sempre organizado é uma necessidade. Isso pode significar a melhora das atividades administrativas do CFC, refletindo até mesmo na qualidade da prestação de serviços aos alunos e pode se tornar um grande diferencial diante dos concorrentes. Afinal, com organização, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito.

E para ajudar os profissionais de autoescola no momento de fazer essa organização, criamos um guia para te ajudar a gerenciar sua caixa de entrada de um jeito funcional, muito simples e rápido. Vem dar uma olhada:

Priorize os e-mails com a ajuda dos marcadores

O primeiro passo para manter sua caixa sempre organizada é priorizar os e-mails. Para ficar mais fácil, nossa dica é criar 3 grupos de marcadores, uma ferramenta disponível na própria plataforma. Sabe-se que os e-mails da autoescola recebem informações importantes do Detran sobre o processo do aluno, vistoria de veículos ou questões financeiras como boletos e contas, assim será possível tratar cada mensagem de acordo com sua necessidade. Veja:

• Marcador de “Alta prioridade”: e-mails que precisam ser resolvidos imediatamente;

• Marcador de “Média prioridade”: e-mails que precisam ser resolvidos no dia;

• Marcador de “Baixa prioridade”: e-mails que podem ser resolvidos amanhã.

Importante: por mais que o e-mail não seja urgente, não é adequado deixá-lo parado na sua caixa por mais de 2 dias. Beleza?!

Crie pastas

Uma outra dica importante e que vai te ajudar a organizar o e-mail é a criação de pastas. Para as autoescolas em geral, nossa sugestão é a separação das mensagens em pelo menos 4 temas:

• Fase teórica: nessa pasta ficarão os e-mails recebidos do Detran com as mais diferentes informações sobre os alunos do seu CFC que ainda estão na fase teórica, como data dos exames, entre outros;

• Fase prática: já nessa pasta ficarão os e-mails recebidos do Detran sobre os alunos do seu CFC que estão na fase prática, como agendamento da prova, comunicado de que a CNH está pronta, entre outros;

• Outros do Detran: uma terceira pasta que pode ser criada é para os demais e-mails recebidos do Departamento de Trânsito. Essas mensagens podem ser dos mais variados assuntos, como vistorias de veículo, entre outros;

• Financeiro da autoescola: essa outra pasta poderá arquivar todos os e-mails relativos ao financeiro da sua autoescola, como contas a pagar e a receber, boletos, recibos de banco e muito mais.

É válido ressaltar que dependendo da necessidade da sua autoescola, outras pastas também podem ser criadas.

Você pode arrastar cada um dos e-mails para as pastas e deixar na Caixa de Entrada somente os e-mails que estejam pendentes, esse tipo de organização torna o trabalho muito mais fluído e diminui drasticamente as chances de algo passar desapercebido.

Use os complementos de email

Outro fator importante de saber é que os e-mails contam com complementos muito intuitivos e funcionais, como, por exemplo, a criação de lembretes. Esse alerta pode te ajudar durante o dia e otimizar seu tempo. Para ver os complementos disponíveis e seus recursos basta clicar na engrenagem no canto superior da página de e-mail do Gmail e clicar em instalar complementos, você tem à disposição inúmeros complementos à sua disposição.

Veja se o seu email foi recebido e lido pelo destinatário

O Chrome possui uma opção de extensão totalmente gratuita que permite que você veja se o seu destinatário recebeu e até mesmo já abriu seu e-mail. Isso pode te ajudar muito a organizar a sua caixa. O funcionamento é semelhante ao Whatsapp, confira:

•     Mensagem enviada com sucesso.
•  Mensagem entregue com sucesso à caixa de email do destinatário.
•  O destinatário leu sua mensagem.

 

Para instalar essa extensão é simples. Acesse o link e escolha a opção gratuita (free): http://bit.ly/Mailtrack_Chrome

Pronto, com esta dica você pode rastrear aos e-mails enviados e estar atento se a pessoa leu a sua mensagem e não respondeu, ou acabou esquecendo de abri-la.

Outras dicas importantes

Além de todas essas dicas ainda vale enviar respostas automáticas, quando possível, apagar e-mails antigos, cancelar as inscrições em sites de propaganda e usar ferramentas de organização.

E aí, curtiu as dicas?

Para saber muito mais e receber várias dicas para melhorar a organização da sua autoescola, continue lendo os conteúdos publicados aqui no nosso blog e a nossa Fanpage.

Você também pode receber gratuitamente os nossos conteúdos através do celular. Participe da nossa lista de transmissão no WhatsApp, clique no link abaixo, nos envie uma mensagem dizendo “SIM” e receba em primeira mão todas as notícias e dicas das Autoescolas do Brasil: http://bit.ly/quero-participar-da-lista-exclusiva

Teste grátis o e-condutor!

Torne seu CFC mais moderno e organizado com a ajuda da nossa plataforma online de gerenciamento, o e-condutor. Entre no nosso site e venha testar o nosso sistema por 30 dias gratuitamente. CLIQUE AQUI